Die Meldestelle fachlich korrekt und zeitnah umsetzen:
Spätestens ab 17. Dezember 2023 benötigen alle Organisationen über 50 Mitarbeiter eine interne Meldestelle. In folgendem Video sind die wichtigsten Fakten für Sie zusammengefasst. Zur Umsetzung der internen Meldestelle empfehlen wir den spezialisierten Dienstleister Ratisbona-Compliance.
Bei Ratisbona sind neben der notwendigen juristischen Kompetenz auch die entsprechenden Fähigkeiten vereint, um mit dem Kunden gemeinsam den Hinweisgeberschutz professionell, haftungssicher und ressourcenschonend abbilden zu können. Ressourcenschonend bedeutet: Nach dem Abschluss des Vertrags entstehen keine weiteren Aufwände – Ratisbona-Compliance kümmert sich um alle nötigen Schritte – und gleichzeitig maximale Planungssicherheit.
Aufwand bei eigener Umsetzung der Meldestelle
Bei einer Umsetzung in eigener Verantwortung müssen Sie bei der Einrichtung der Meldestelle folgende Punkte beachten:
- Bereitstellung geeigneter Mitarbeiter für den Betrieb der Meldestelle
Sie benötigen kompetente Mitarbeiter welche evtl. komplexe Themen bearbeiten können. Zudem müssen Sie Interessenskonflikte ausschließen. Bedenken Sie, dass aufgrund der knappen Reaktionsfristen evtl. ein Vertretung bestimmt werden muss. - Schulung der Mitarbeiter, welche die hauseigene Meldestelle betreiben
- Technische Einrichtung der Meldekanäle, z.B. Webseite, E-Mail aber auch eine persönliche Meldung muss möglich sein.
- Wir empfehlen Ihnen die Erstellung einer internen „Meldestellen-Richtlinie“ in welcher der Verfahrensablauf dokumentiert ist.
- Über Datenschutzhinweise müssen meldende Personen nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung ihrer personenbezogener Daten informiert werden.
- Die Meldestelle muss prüfen, ob am Verfahren beteiligten Personen, z.B. Zeugen oder Beschuldigte nach Art. 14 DSGVO informiert werden müssen.
- Sie benötigen ein Lösch- und Aufbewahrungskonzept für die Daten der Meldestelle und entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen um die Vertraulichkeit der Daten aus der Meldestelle zu schützen.
- Die Datenschutzkonferenz der Länder (DSK) empfiehlt die Durchführung einer Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA) für den Betrieb einer Meldestelle. Hier müssen Sie mögliche Datenschutz-Risiken durch die Meldestelle erkennen und bewerten.
Beim laufenden Betrieb Ihrer internen Meldestelle, kommen folgende Aufgaben auf ihre Mitarbeiter zu:
- Entgegennahme der Meldungen
- Feststellung, ob es sich um relevante Meldungen im Sinne des HinSchG handelt
- Fristgerechte Rückmeldungen
- Aufnahme von Ermittlungen zum gemeldeten Sachverhalt
- Information von betroffenen Personen, falls die Pflicht dazu besteht
- Erstellung eines Abschlussberichts
- Einleitung weiterer Maßnahmen
Fazit: Nehmen Sie den Aufwand für eine Meldestelle nicht auf die leichte Schulter
Beim Aufbau der Meldestelle benötigen Sie geschulte und kompetente Mitarbeiter. Weiter müssen Interessenskonflikte von Beginn an vermieden werden. Ein solcher Konflikt wäre vorhanden, wenn die Meldestelle im Bereich der Personalverwaltung angesiedelt ist. Zudem müssen Sie sicherstellen können, dass ausschließlich die mit der Umsetzung der Meldestelle betrauten Mitarbeiter Kenntnis über die Identität einer meldenden Person erhalten. Erst im Rahmen des Abschlussberichts, sofern weitere weitere Maßnahmen erforderlich sind, kann es erforderlich werden die Identität der meldenden Person zu offenbaren. Unternehmen, die kein Hinweisgebersystem implementieren oder deren Meldekanal nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht, müssen mit Bußgeldern in Höhe von bis zu 50.000 € rechnen.
Unsere klare Empfehlung: Beauftragen Sie eine Fachfirma
Prüfen Sie, ob Sie die erforderlichen Ressourcen selbst bereitstellen können. Gerade wenn Sie nicht viele Meldungen erwarten, sind im Ernstfall Ihre Mitarbeiter mit der fachlich korrekten Umsetzung schnell überfordert. Eine externe Lösung, wie die von uns empfohlene von Ratisbona, kümmert sich um alle nötigen Schritte und eine rechtlich saubere und schnelle Umsetzung.
