Die Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet nach Art. 30 EU-DSGVO dazu eine schriftliche Dokumentation und Übersicht über Verfahren zu führen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. In dem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten müssen wesentlichen Angaben zur Datenverarbeitung aufgeführt werden, wie u.a. die Datenkategorien, der Kreis der betroffenen Personen, der Zweck der Verarbeitung und die Datenempfänger. Auf Anfrage ist es der Aufsichtsbehörde vollständig zur Verfügung zu stellen.
Das Verarbeitungsverzeichnis ermöglicht den Verantwortlichen und den Datenschutzbeauftragten, die Verarbeitungstätigkeiten innerhalb der Organisation zu überblicken. Dies ist Voraussetzung für eine gute Überwachungstätigkeit und fördert die Nachvollziehbarkeit der internen Verarbeitungsprozesse.